Responsável: Geruza Piol

E-mail de contato: protocolo@camaraibiracu.es.gov.br

Telefone: (27) 3257-1417

A Divisão de Patrimônio, Almoxarifado e Protocolo, tem como âmbito de ação a chefia das atividades relativas à organização de arquivos e de documentos relativos ao processo Administrativo e Legislativo da Câmara Municipal de Ibiraçu, concernentes à legislação municipal e de interesse da Instituição; à alimentação de sistemas informatizados concernentes à legislação; bem como o controle e fiscalização das atividades concernentes ao Protocolo Geral, ao Arquivo Geral, ao Almoxarifado e ao Patrimônio, exercendo, dentre outras corretas, as seguintes competências:

I - quanto aos serviços de protocolo e arquivo em geral:

a)  Registrar e distribuir as correspondências destinadas à Câmara Municipal, protocolizando e numerando em ordem, em livros, fichas e/ou sistemas eletrônicos;

b)  Receber e protocolizar todas as proposições, petições, requerimentos, ofícios e quaisquer outros documentos destinados à Câmara Municipal;

c)  Receber as correspondências, processos e quaisquer documentos dos diversos órgãos para o devido arquivamento, quando assim estiver despachado;

d) Manter sob guarda, os livros de registros de protocolo de entrada e saída de documentos, fichas, processos concluídos, bem como outros documentos que forem encaminhados à Câmara, inclusive procedendo aos registros eletrônicos pertinentes;

e)  Receber, carimbar, numerar, distribuir e registrar, inclusive nos meios eletrônicos pertinentes, todos os documentos, proposições, petições, processos e outros que devam tramitar na Câmara e manter o controle da tramitação;

f)      Remeter e distribuir toda a correspondência interna e externa da Câmara;

g)  Prestar informações relativas ao andamento dos processos em trâmite na Casa e controlar o seu fluxo;

h)  Promover o arquivamento de processos e documentos, diligenciando em sua boa guarda;

i)       Organizar e conservar o arquivo geral da Câmara, analisando o conteúdo dos documentos, papeis e arquivos eletrônicos, implementando o sistema de arquivamento, inclusive em meio eletrônico;

j)  manter o controle das publicações de leis, decretos legislativos, resoluções, portarias e outros atos do Legislativo;

j)      Atender, quando solicitado oficialmente, ao desarquivamento de documentos diversos, encaminhando-os através de livro próprio ou sistema eletrônico;

k)  Realizar outras atividades correlatas;

II - quanto aos serviços de Administração Patrimonial, compete à Divisão:

a)  Tomar providências quanto à organização de todos os bens patrimoniais da Câmara, mantendo-os devidamente cadastrados;

b)  Organizar e atualizar o cadastro de bens móveis e imóveis da Câmara;

c)  Codificar os bens patrimoniais permanentes da Câmara através da fixação de plaquetas;

d) Realizar inventário dos bens patrimoniais anualmente;

e)  Propor medidas para a conservação dos bens patrimoniais da Câmara;

f)      Propor o recolhimento do material inservível e obsoleto;

g)  Distribuir periodicamente a relação dos bens patrimoniais aos respectivos responsáveis pelo uso e guarda;

h)  Receber e conferir os materiais adquiridos, acompanhados de notas fiscais;

i)      Guardar, conservar, classificar, codificar e registrar os materiais e equipamentos;

j)      Fornecer os materiais requisitados aos diversos órgãos da Câmara;

k)  Organizar o controle e a movimentação de estoque de materiais;

l)      Determinar o controle do ponto de reposição de estoque de materiais;

m) Elaborar e prever as compras, objetivando suprir a necessidade dos diversos setores da Câmara;

n)  Organizar e atualizar o catálogo de materiais de reposição da Câmara Municipal;

o)  Realizar o inventário de materiais em estoque no almoxarifado, todo mês de janeiro de cada ano, encaminhando o resultado acompanhado de relatório à Presidência da Câmara;

p)  Promover a padronização, o recebimento, o registro, a guarda e a distribuição de quaisquer materiais adquiridos;

q)  Manter as fichas e registros eletrônicos de controle de almoxarifado e patrimônio atualizadas.